災害対策用Web会議をリプレースし
電子黒板、タブレット端末も導入
職員研修や福祉など日常業務での幅広い活用も視野に

岐阜県中部に位置する下呂市では、合併により市域が広大になったことを機に10年以上前から災害対策用のテレビ会議システムを導入していた。リプレース時期を迎えた同市で検討したのは、単に遠隔での会議ができるだけでなく、画面に書き込みが行えることで、視覚的に情報共有を強化できるツールであった。複数の製品を比較した結果、「書き込みがスムーズ」という優位性が決め手となり採用したのが「ELMO コラボレーション」。同時に電子黒板やタブレット端末を導入し、災害時だけでなく日常業務における幅広い活用も視野に入れている。

顔を見ながら会話はできるが、単なる会議だけの用途となってしまい、用途に多様性を持たせられなかった。

市役所と地域拠点の会議室据え置き型テレビ会議システムのため、災害現場などの様子が共有できなかった。

接続したい拠点数を増やしたくても、テレビ会議に追加のシステムをすぐに調達できなかったり、導入コスト面で増設がしにくい。

映像や写真、地図、資料などへ手で書き込みが行え、視覚的な情報共有が可能であること。

災害対策本部を始めとした市の拠点では電子黒板、災害現場ではタブレット端末というように、使い分けができること。

下呂市では「ELMO コラボレーション」導入直後となる2019年9月1日に、市内全域を対象とした大規模な避難訓練を実施した。市庁舎に設置された災害対策本部と6つの地域拠点は電子黒板を活用してWeb会議で接続。避難所となった小学校からは、タブレット端末およびノートPCを使用して「ELMO コラボレーション」に接続することで、固定された会議室以外の場所とも情報共有を行った。

災害対策本部には、電子黒板の前に災害対策本部長を始めとした職員が集まり、各所から寄せられた被害情報などを集約し、対策の検討や指示を行った。

地図上に手書きで書き込まれた情報は、災害対策本部同様に電子黒板を設置している6つの地域拠点でも共有されている。