新庁舎建設に合わせて「災害対策室」を整備
「ELMO DXテーブル」で職員の意識に変化を

多くの川が流れる埼玉県草加市。同市はもともと風水害が多く、近年は大雨の増加や台風の激甚化が懸案となっていた。そこで令和5年（2023年）5月、新庁舎の建設に合わせて「災害対策室」を設置。総合防災システムの導入とともに「ELMO DXテーブル」を配備し、防災体制の強化を実施した。これまで災害時には電話やファックス、メール、スマートフォンのメッセージなど、多岐に渡る情報を集約することに課題があったが、システム化により改善、さらに情報共有もスムーズになった。また、災害対策室の中心に「ELMO DXテーブル」を置くことで体制を可視化し、市職員の意識向上にもつながった。

以前は災害が起こると会議室に災害対策本部を設置し、情報共有は個々のPC画面をその都度プロジェクターにつないでスクリーンに表示していた。そのため情報の全体共有が非効率だった。

電話やメール、ファックスなどからくる情報をホワイトボードに書き込んだり紙を貼ったりしていたため、情報の集約に手間がかかっていた。

災害対策本部の業務が可視化されず、他のフロアや出先機関との意思疎通がスムーズに行えていなかった。

市の総合防災システムと連携できること。

複雑な技術が不要で直感的に操作できること。

見た目に存在感がありシステムの中心となること。

実際の使用感としては、これまでメールやファックス、電話対応したメモなどをホワイトボードに貼り付けて情報共有を行なっていたのですが、そういったアナログ手法からデジタルで一括管理できるようになったのが大きな改善点です。ホワイトボードに書いた情報や書類は災害後に残らないことも多々あるのですが、デジタル化によってデータとして蓄積されていくのも有益だと考えています。

今後は災害時だけでなく、オンライン会議など平時でも利用していきたいと思っています。複雑な技術を必要としないのも良いところで、多くの職員が使えるようになるとさらに活用の場が広がると考えています。

埼玉県草加市 市長室 危機管理課
主任
田端 詠美子 氏

災害対策室に設置された「ELMO DXテーブル」は120インチサイズのプロジェクター2台と55インチのディスプレイに接続され、最大4画面への表示が可能。

届いたファックスなど紙の書類は接続したスキャナーでそのまま取り込めるほか、付属のモバイル端末用画像送受信ソフトウェア「VisualSync」によって同一ネットワーク内のスマートフォンの画面も大画面で共有できる。